Variation Order (VO)

Variation Order (VO) = phụ lục hợp đồng phát sinh — điều chỉnh khối lượng / đơn giá / phạm vi so với HĐ gốc. DVDPM hỗ trợ workflow chuẩn xây dựng VN với approval flow.

Khi nào tạo VO

VO phù hợp khi:

• Phát sinh khối lượng vượt BoQ gốc (vd nền móng yếu hơn dự kiến → tăng cọc)
• Thay đổi vật liệu (đổi gạch loại A → loại B)
• Thay đổi phạm vi công việc (CĐT yêu cầu thêm hạng mục)
• Điều chỉnh giá do biến động thị trường (theo điều khoản HĐ)

VO KHÔNG dùng cho:

• Sửa typo trong số HĐ → edit thẳng HĐ
• Thay đổi % tạm ứng / giữ lại → edit HĐ
• Thanh toán đợt mới → tạo Payment Milestone

Tạo VO

1. Tab DVDPM → Phát sinh (hoặc VO trong Contractor mode).
2. Chọn HĐ gốc từ dropdown.
3. Click + Mới → điền:

Trường	Mô tả
Số VO	Vd VO-001. Unique trong HĐ.
Tiêu đề	Vd “Tăng cọc móng do địa chất yếu”
Loại	Add Scope / Reduce Scope / Change Spec / Price Adjust
Lý do	Mô tả chi tiết
Giá trị thay đổi	VND. Có thể âm (giảm scope).
Ngày phát sinh	Date picker
File đính kèm	PDF biên bản, hình hiện trường… (optional)

4. Click Lưu → status = Draft.

Status workflow

Draft → Submitted → Approved → (giá trị HĐ tự cộng)
            ↓
       Rejected (loop về Draft để sửa)

Status	Action	Ai làm
Draft	Đang lập	PM/QS site
Submitted	Trình duyệt	PM submit qua nút Trình duyệt
Approved	Sếp duyệt OK	Approval Center → Approve
Rejected	Sếp từ chối	Approval Center → Reject + lý do

Cách trình duyệt VO

1. Mở VO → click Trình duyệt (Submit).
2. Status chuyển Submitted.
3. Người có quyền (sếp / CĐT) vào Phê duyệt (Approval Center).
4. Click VO trong danh sách → Review → Approve hoặc Reject + lý do.

Status Approved → giá trị VO tự cộng vào tổng giá trị HĐ. Dashboard cập nhật real-time.

Cộng VO vào BoQ?

Có 2 cách handle khối lượng phát sinh:

Cách 1 — VO standalone (đơn giản)

VO chỉ ghi nhận giá trị thay đổi, KHÔNG tạo BoQ items mới. Phù hợp khi:

• Thay đổi giá trị tổng, không cần track theo từng hạng mục
• Phát sinh nhỏ (<5% giá trị HĐ)

Cách 2 — VO + BoQ items mới

Sau khi VO Approved:

1. Vào dialog BoQ của HĐ → click + Thêm hạng mục với mã mới (vd 1.1.2.VO1).
2. Mô tả + khối lượng + đơn giá theo VO.
3. Lưu → BoQ tổng tự update.

→ Tracking chi tiết hơn, phù hợp VO lớn (>5% giá trị HĐ).

Thanh toán VO

DVDPM khuyến nghị tạo đợt thanh toán riêng cho VO:

1. Thanh toán → chọn HĐ có VO Approved.
2. Click + Đợt mới → loại Progress → tên “Đợt N — Thanh toán VO-001”.
3. Khối lượng nghiệm thu = từ BoQ items VO (nếu cách 2) hoặc fixed amount (nếu cách 1).

→ Tránh mix VO vào đợt thanh toán gốc — dễ track chênh lệch.

Render VO sheet

Click Render to Excel → DVDPM tạo sheet VO-{ContractNo} với:

• Bảng VO theo HĐ
• Status, ngày phát sinh, ngày duyệt
• Subtotal Approved + Pending separately
• Grand total tổng giá trị HĐ sau VO

Tip thực tế

• Đánh số VO theo HĐ: VO-001, VO-002… reset mỗi HĐ. Không dùng số tăng dần toàn dự án.
• Đính kèm biên bản hiện trường: bắt buộc cho VO loại Add Scope để có evidence khi nghiệm thu cuối.
• VO âm cũng ghi nhận: giảm scope → giá trị âm → tổng HĐ giảm. Vẫn phải qua approval flow.
• Sếp từ chối lần 1: status về Rejected. PM sửa lại + Submit lại → quy trình lặp.

---

Tiếp theo: Bảo lãnh → | Liên quan: Đợt thanh toán, Approval Center